Klachtenregeling

Inleiding

Niehof van der Meulen Accountants hecht aan tevreden relaties. We werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening.

Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te leaten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

Melding klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goedgesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost. Wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. De contactpersonen hiervoor zijn de heer J. de Bruijn of de heer F. van Beek.

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Wij verzoeken u hierbij indien van toepassing het volgende te vermelden:

  • de naam van de medewerker tegen wie de klacht zich richt;
  • datum ontstaan van de klacht;
  • de feitelijke inhoud van de klacht, cq de omstandigheden en/of aanleiding voor de klacht.

Verdere verloop

Wij zullen uw klacht zo snel mogelijk behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Mocht het binnen een termijn van 5 dagen niet lukken om inhoudelijk te reageren, dan zullen wij in ieder geval binnen deze termijn de ontvangst van de klacht bevestigen. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen 20 dagen af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.

In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele instanties. Met het indienen van de formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om de kans op herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.